Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenverwaltung unterstützt bei der Ausübung täglicher Routinen oder wiederkehrender Pflichten. Das Modul Aufgaben wird über den Menüpunkt Verwaltung, Auswahlpunkt Aufgaben oder...

... über den Button Aufgaben in der Symbolleiste Aufgaben geöffnet.

Die Symbolleiste Aufgaben wird über den Menüpunkt Ansicht, Symbolleisten, Auswahlpunkt Aufgaben angezeigt.

Das Fenster Aufgaben unterteilt sich in drei Bereiche. In der unteren Fensterhälfte werden tabellarisch alle bisher gespeicherten Aufgaben gelistet. An der farblichen Darstellung erkennt man, ob eine Aufgabe "Noch nicht fällig" (grün), "Heute fällig" (gelb) oder "Überfällig" (rot) ist. Wird ein Datensatz durch Mausdoppelklick aus der Tabelle aufgerufen, sehen wir in der oberen, linken Fensterhälfte die Datenmaske zu der aufgerufenen Aufgabe und in der oberen, rechten Fensterhälfte eine Tabelle mit allen Erledigungen zu dieser Aufgabe. Bei den Erledigungen erkennt man an der farblichen Darstellung, ob die Aufgabe "Erledigt" (grün), auf ein Wochenende / Feiertag fällt (gelb) oder "Nicht erledigt" (rot) ist.

Eine neue Aufgabe wird über den Button Neu angelegt. Der zuständige Mitarbeiter wird aus allen bisher gespeicherten Mitarbeitern oder Aufgabengruppen ausgewählt. Ist die Aufgabe aktuell wird der Haken Aktiv durch einmaligen, linken Mausklick gesetzt. Geben Sie eine Beschreibung zu der Aufgabe ein. Im Feld Checkliste wird ggf. eine Liste angegeben, die zu dieser Aufgabe bearbeitet werden muss.

Handelt es sich bei der angelegten Aufgabe um eine regelmäßig zu wiederholende Tätigkeit ist unten dargestellter Bereich ausschlaggebend. Zuerst wird die Art der Wiederkehr festgelegt. Entscheiden Sie sich für die Wiederkehr Wochentage, müssen Sie im Bereich Wochentage alle Tage aktivieren, an denen die Aufgabe erledigt werden soll. Zusätzlich ist die dargestellte Aufgabe jede Woche fällig. Neue Fälligkeiten werden mit der letzten Erledigung errechnet.

Soll die Art der Wiederkehr über Intervall geregelt werden, so stehen die Elemente Tag, Woche und/oder Monat zur Verfügung.

Anschließend ist das Feld Fällig mit dem betreffenden Datum gefüllt. In dem Feld Erinnerung kann nun gespeichert werden, ab wann die Erinnerung für diese Aufgabe erscheint.

Hierfür muss in den Optionen, Register Aufgaben das Kästchen automatische Aufgaben-Erinnerung mit Intervall aktiviert werden.

Beispielsweise können Sie die Option 2 Tage vor Fälligkeit auswählen, sollten zur Erledigung der Aufgabe gewisse Vorbereitungen nötig sein.

Nach einem Mausklick auf den Button Speichern wird das Auswahlfeld geleert, das Erinnerungsfeld speichert jetzt diese Angabe.

Im oberen, rechten Fenster Bereich sieht man die Tabelle Erledigungen. Bei den Erledigungen erkennt man an der farblichen Darstellung, ob die Aufgabe "Erledigt" (grün), auf ein Wochenende / Feiertag fällt (gelb) oder "Nicht erledigt" (rot) ist.

Um einer Aufgabe den Status erledigt zuzuordnen, wird der Button Erledigen in der Buttonleiste genutzt.

Wenn Sie vorab in den Optionen die Einstellung "Freigabe Erledigungen" angewählt haben...

...öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in welchem Sie entscheiden auf welchen Status die aktuelle "Erledigung" der Aufgabe gesetzt werden soll. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit eine Bemerkung zu notieren und über den Button "OK" Ihre Auswahl zu bestätigen.

Die Anmeldungsmaske wird geöffnet. Durch die Eingabe von Ihrem Kürzel und Ihrem Passwort bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Durch die erfolgreiche Eingabe Ihrer Daten, wird der Status der Aufgabe angepasst und Sie erhalten diesbezüglich ein Informationsfenster. Die Erledigung ist somit erfolgreich hinterlegt.

Im Register Geräte werden die Geräte zu der aufgerufenen Aufgabe über den Drei-Punkt-Button aus allen bisher gespeicherten Geräten ausgewählt.

Im Register Dokumente werden die Dokumente  zu der aufgerufenen Aufgabe hinterlegt. Hierzu klicken Sie mit der linken Maustaste ins leere Feld und wählen über die Auswahl "Hinzufügen" eine Art aus, um ein Dokument zu hinterlegen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit eine Bemerkung zu Ihrem Dokument hinzuzufügen. Über die selbe Vorgehensweise können Sie bereits hinterlegte Dokumente anzeigen lassen oder löschen.

Die Button zur Filterung befinden sich direkt über der Tabelle der aufgelisteten, bereits gespeicherten Aufgaben. Über den Button Filteroptionen werden einige Felder eingeblendet. Hier hat man die Möglichkeit alle gespeicherten Aufgaben nach Mitarbeitern, Aufgaben-Text, Fälligkeit, Erledigung und Status zu filtern.

Über den benachbarten Button Filtern kann per Drop-Down-Menü direkt nach heute fälligen Aufgaben gefiltert werden.

Über den Button Abbruch haben Sie die Möglichkeit, die aktive Filterung zurück zu setzen.

Alle Aufgaben können über den Button Export gespeichert werden, wenn beispielsweise eine Neuinstallation erforderlich ist. Sollten bereits Aufgaben im MS Excel-Format existieren, werden diese über den Button Import ins Programm integriert.

Um die Verhalten bei Feiertag-Kollision in den Aufgaben nutzen zu können, müssen vorab optionale Einstellungen vorgenommen werden. Sie haben die Möglichkeit das Land (momentan eingeschränkt auf Deutschland) und das passende Bundesland zu hinterlegen. Durch diese Einstellungen werden die jeweiligen Feiertage berücksichtigt.

Es kann zwischen 4 unterschiedlichen Verhalten ausgewählt werden:

Wenn Sie das Verhalten "beibehalten" für eine Aufgabe auswählen, wird bei einer Kollision mit einem Feiertag keine Veränderung vorgenommen. Sollte die Aufgabe am besagten Feiertag nicht erledigt werden, wird die eingerichtete "Art der Wiederkehr" normal fortgesetzt. Unter dem Register Erledigungen wird demensprechend ein Eintrag zum Feiertag vermerkt.

Wenn Sie das Verhalten "nächsten Werktag nachverlegen" für eine Aufgabe auswählen, wird bei einer Feiertag-Kollision automatisch der nächste Werktag als Fälligkeitsdatum eingetragen.

Zusätzlich können Sie das Verhalten "nächsten Werktag nachverlegen" auch bei der Art der Wiederkehr "Wochentage" nutzen.

Wenn Sie das Verhalten "vorherigen Werktag vorverlegen" für eine Aufgabe auswählen, wird bei einer Feiertag-Kollision automatisch der vorherige Werktag als Fälligkeitsdatum eingetragen.

Zusätzlich können Sie das Verhalten "vorherigen Werktag vorverlegen" auch bei der Art der Wiederkehr "Wochentage" nutzen.

Wenn Sie das Verhalten "nächsten Intervall-Wochentag nachverlegen" für eine Aufgabe auswählen, wird bei einer Feiertag-Kollision automatisch der nächste Intervall-Wochentag als Fälligkeitsdatum eingetragen.